اتاق کنفرانس هوشمند | هوشمند سازی سالن کنفرانس | اتاق جلسات هوشمند نوین گذر ️✔️

اتاق کنفرانس هوشمند چیست؟

اتاق کنفرانس هوشمند و سالن کنفرانس هوشمند به اتاق و سالنی گفته می شود که اکثر فعالیت ها در آن توسط دستگاه های هوشمند و به صورت خودکار انجام می شود. اهمیت برگزاری جلسه بر هیچ فردی پوشیده نیست و همه گروه‌های سازمانی باید به‌راحتی به آن دسترسی داشته باشند. برگزاری جلسات یکی از مهم‌ترین نیازهای هر سازمان و مجموعه‌ای است. هر فرد سازمان باید بتواند در هر زمان و مکانی به‌راحتی با منابع انسانی خود در ارتباط باشد و یا بتواند با مشتریان خود به تعامل بپردازد.

امروزه فنّاوری‌ در زمینه اجرای ویدئو کنفرانس به حدی رسیده که آن را با جلسات رو در رو برابر کرده است. این امر باعث شده تا سفرهای تجاری گران‌قیمت از بین برود. تمام چیزی که برای این کار نیاز است، یک سیستم اجرای ویدئو کنفرانس و تجهیزات مربوط به آن است تا هر اتاقی را به یک فضای ملاقات مجازی تبدیل نماید. امروزه پیشرفت مداوم فناوری این امکان را می‌دهد تا برگزاری این ویدئو کنفرانس‌ها با جمعیت بالا هم امکان‌پذیر باشد.

هوشمندسازی اتاق و سالن کنفرانس

اتوماسیون هوشمند سالن کنفرانس در واقع سیستمی است که می توان کلیه سیستم های الکترونیکی را به وسیله تجهیزات هوشمند کنترل و جایگزین نیروی خدماتی کرد. برای مثال پرده های برقی، سیستم های سرمایشی و گرمایشی و روشنایی سالن را می توان بر اساس نیاز افراد از طریق گوشی هوشمند و یا ریموت ها فعال و آن ها را کنترل کرد.

امروزه از فنّاوری اتوماسیون هوشمند سالن کنفرانس جهت بهینه سازی در مصرف انرژی، افزایش بهره وری، عدم نیاز به بکارگیری نیروی انسانی برای انجام عملیات و ارائه خدمات بهتر به شرکت کنندگان مورد استفاده قرار می گیرد. با اجرای سالن کنفرانس هوشمند می توان راندمان جلسات و میزان تاثیرگذاری بر شرکت کنندگان و حضاران را افزایش داد.

اتوماسیون هوشمند سالن کنفرانس

در قلمرو تماس‌های مجازی گزینه‌های زیادی برای اجرای یک ویدئو کنفرانس وجود دارد. این امر باعث می‌شود تا تصمیم‌گیری درست برای کسانی که اطلاعات کافی در این زمینه ندارند سخت باشد. فرقی نمی‌کند که شما یک کسب‌وکار کوچک با مشتری‌هایی در نقاط دور از دسترس داشته باشید و یا یک تجارت با گروه‌های مختلف در مکان‌های دور، ویدئو کنفرانس یک امر ضروری برای شما به حساب می‌آید.

همه شرکت‌های بزرگ و کوچک برای فعالیت‌های مشارکتی و برگزاری کنفرانس‌های حضوری و ویدئویی به سالن کنفرانس نیاز دارند. به همین دلیل سرمایه‌گذاری برای تجهیز سالن کنفرانس جز اقدامات مهم شرکت‌ها محسوب می‌شود و نمی‌توان شرکت یا سازمانی را بدون سالن کنفرانس یا اتاق جلسات تصور کرد. برای تجهیز صوتی سالن کنفرانس در حالت استاندارد لازم است، به صدا، تصویر، پیام‌رسان‌ها و اشتراک‌گذاری محتوا اهمیت داده و تمام این موارد به‌طور اصولی تجهیز شوند. تجهیز سالن کنفرانس علاوه بر تسهیل همکاری و ارتباطات داخلی، به بخش جدایی‌ناپذیر بازاریابی و فروش تبدیل‌شده است. درصورتی‌که از فناوری‌های لازم برای تجهیز سالن کنفرانس مدنظرتان اطلاع ندارید، می‌توانید از متخصصان شرکت هوشمندسازی نوین‌گذر کمک گرفته و از تجهیزاتی که برای کسب‌وکارتان لازم است، استفاده کنید.

انواع سیستم های اتاق کنفرانس هوشمند

سیستم روشنایی هوشمند
سیستم های صوت و تصویر هوشمند
سیستم سرمایشی و گرمایشی هوشمند
سیستم پرده هوشمند
سیستم امنیتی هوشمند
سیستم تردد هوشمند
سیستم مانیتورینگ انرژی و مدیریت آن
سیستم رزرو هوشمند اتاق کنفرانس

مزایای اتوماسیون هوشمند سالن کنفرانس و اتاق کنفرانس هوشمند

هوشمند سازی کلیه تجهیزات برقی سالن‌ها را تحت یک محیط یکپارچه کنترل می‌کند. همچنین تجهیزات می‌توانند به‌صورت هوشمند برخی کارهای قابل‌برنامه‌ریزی را انجام دهند. با این قابلیت تجهیزات از هر جای دنیا، از طریق اینترنت قابل‌کنترل هستند. قسمتی از مزایای این کار شامل سناریو پذیر کردن شروع و پایان جلسات، مشاهده دوربین‌های سیستم کنفرانس و دوربین‌های مداربسته، کنترل هوشمند روشنایی، باز و بسته شدن پرده نمایش، کنترل هوشمند دمای محیط و بسیاری از موارد دیگر به شما کمک می‌کند. در ادامه این موارد را در مجله هوشمند سازی نوین گذر بررسی خواهیم کرد.

افزایش راحتی و تسهیل امور

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های سالن کنفرانس هوشمند راحت‌تر و سریع‌تر کردن عملیات کنترلی است.

صرفه‌جویی در مصرف انرژی

در سالن کنفرانس هوشمند تنها کافی است با انتخاب سناریو پایان همایش، تمامی وسایل الکتریکی به‌صورت خودکار خاموش می‌شوند و از این طریق از به هدر رفتن انرژی جلوگیری به عمل می‌آید.

کاهش هزینه نیروی انسانی

با پیاده‌سازی سالن کنفرانس هوشمند دیگر نیازی به استخدام کارکنان جهت انجام اموری مانند روشن کردن سیستم روشنایی، سیستم سرمایشی و گرمایشی نخواهید داشت.

افزایش راندمان جلسه‌ها و تأثیرگذاری بیشتر بر روی مخاطبان

با تعریف سناریوهایی مانند خوش‌آمد گویی جهت استقبال از حضار و سناریو پایان جلسه جهت تشکر از شرکت‌کنندگان و روشن شدن تابلوهای درب خروج می‌توانید باعث افزایش کیفیت جلسات و تأثیرگذاری بر شرکت‌کنندگان شوید.

مکان اجرای سناریوهای مختلف و افزایش کارایی

یکی دیگر از قابلیت‌های هوشمندسازی سالن کنفرانس که در اختیار کاربران قرار می‌گیرد امکان تعریف و استفاده از سناریوها مطابق با نیازهای هر جلسه است. برای مثال سناریو آغاز کنفرانس شامل باز شدن درب‌های ورودی سالن، فعال کردن سیستم سرمایشی و گرمایشی جهت ایجاد دمای مناسب، فعال کردن سیستم روشنایی، فراهم کردن نور مطلوب برای شرکت‌کنندگان، فعال شدن دستگاه‌های صوت و تصویر و باز شدن پرده نمایش است.

افزایش زیبایی دکوراسیون سالن

دستگاه‌های هوشمند در سالن همایش با حذف کلیدهای سنتی و غیرضروری و با اجرای سناریوهای کاربردی سالن همایش را به سالنی مدرن‌تر و کارآمدتر تبدیل می‌کنند، همچنین با نورپردازی فوق‌العاده زیبا، محیطی لذت بخشی را برای حاضران گرامی فراهم می‌آورند.

تجهیزات سالن و اتاق کنفرانس هوشمند

برای برگزاری هر چه‌ بهتر کنفرانس‌ها و افزایش بهره‌وری جلسات، می‌بایست در تجهیز سالن کنفرانس و ساخت اتاق جلسات از به‌روزترین متدهای طراحی سالن کنفرانس، امکانات و خدمات پیشرفته و تجهیزات باکیفیت استفاده شود. شرایط استاندارد سالن به ایجاد فضای راحت و امکان مشارکت بیشتر کمک می‌کند. از تجهیزات مهم در سالن کنفرانس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

دوربین فیلم‌برداری یا وب کم
میکروفون
بلندگو
نمایشگر
تخته سفید
میز و صندلی

مهم‌ترین نکته در تجهیز صوتی سالن کنفرانس هوشمند

مهم‌ترین نکته در تجهیز صوتی سالن کنفرانس و طراحی و ساخت آن متناسب بودن تجهیزات با فضای سالن کنفرانس است. اگر قرار باشد، از نورافکن، تلویزیون یا ویدئو وال برای نمایش تصاویر استفاده شود، باید در زمان بازدید از سالن ابعاد موردنیاز اندازه‌گیری شده تا ابعاد نمایشگر بیش‌ازحد بزرگ یا کوچک نباشد. در شرکت‌های بزرگ که احتمال دارد گروه‌های مختلف از سالن کنفرانس استفاده کنند، می‌توان نمایشگری خارج از سالن قرار داد و برنامه سالن کنفرانس و تایم جلسات را بر روی آن نمایش داد. بنابراین امکان مزاحمت در طول جلسات وجود نداشته و افراد با تمرکز بالا در مورد مسائل شرکت تصمیم‌گیری می‌کنند.

در مورد بلندگوها نیز در روز بازدید با توجه به ابعاد سالن و نیاز کاربری آن، تعداد باندها مشخص می‌شود. اگر در تجهیز صوتی سالن کنفرانس افراد غیرمتخصص کار را بر عهده بگیرند، ممکن است بدون توجه به استانداردهای صدا، از تعداد کم یا زیاد باند استفاده کنند. درصورتی‌که تعداد دستگاه‌های صوتی بیش‌ازحد استاندارد باشد، صدا برای حضار آزاردهنده خواهد شد. در صورت کم بودن باندها صدا ضعیف بوده و کیفیت به‌شدت کاهش می‌یابد.

طراحی دیوارها در تجهیز سالن کنفرانس

برای طراحی دیوار و سقف سالن کنفرانس باید از پوشش‌های استانداردی استفاده شود که به پخش یکنواخت صدا کمک کنند، اما باعث انعکاس صدا نشوند. دیوارها باید مناسب سالن‌های کنفرانس و اتاق جلسات باشند. برای این‌که دیوار و حتی کف سالن با اصول آکوستیک اجرا شود، برای دیوارها از پنل‌های آکوستیک استفاده می‌شود و کف سالن کنفرانس نیز با موکت ضخیم و نفوذپذیر (برای جذب صدا) پوشیده شود.

میز و صندلی در تجهیز سالن کنفرانس

از موارد مهم دیگر در طراحی سالن کنفرانس، بحث میز و صندلی‌ها در تجهیز سالن کنفرانس است. صندلی‌ها باید برای استفاده طولانی و چند ساعته مناسب باشد. جنس برخی صندلی‌ها برای سالن کنفرانس مناسب نبوده و گرما را به خود جذب می‌کنند. چنین صندلی‌هایی شرکت در جلسات را با مشکل روبرو می‌کند. در تجهیز سالن کنفرانس جنس صندلی‌ها پارچه‌ای بوده تا حالت آکوستیک سالن حفظ شود.

نورپردازی در تجهیز اتاق کنفرانس

در تجهیز سالن کنفرانس باید به روشنایی و میزان نور نیز دقت شود. افراد غیرحرفه‌ای در زمان تجهیز سالن کنفرانس به این نکات دقت نکرده و کارایی سالن کنفرانس را پایین می‌آورند. اگر سالن کنفرانس دارای پنجره باشد، باید برای زمان استفاده از پروژکتور راهکاری در نظر گرفت و از پرده‌هایی استفاده کرد که به‌طور کامل جلوی نور را بگیرند.
سیستم نورپردازی و لامپ‌های به‌کاررفته باید مطابق با استانداردها باشند. اگر در شرایط عادی نور سالن کنفرانس کم باشد، باعث خستگی کارکنان شده و زمان مشاهده نمودارها و تصاویر باعث آسیب به چشم می‌شود. باید نحوه نورپردازی سالن کنفرانس به صورتی باشد که اگر تمام پنجره‌ها پوشیده شود، باز هم نور کاملاً مناسب باشد؛ زیرا ممکن است، پنجره سالن کنفرانس به قسمتی دید داشته باشد که باعث حواس‌پرتی و عدم تمرکز افراد شرکت شود. در چنین حالتی بیشتر شرکت‌ها تمایل دارند، در زمان تجهیز سالن کنفرانس از پرده‌هایی استفاده کنند که پنجره را به‌طور کامل پوشش دهد.

برخی سالن‌های کنفرانس از ابتدای ساخت اصولی ساخته نشده و به دلیل نوع طراحی ممکن است، صداهای مزاحم از بیرون وارد سالن شود. در زمان تجهیز سالن کنفرانس می‌توان با افزودن عایق صوتی به دیوارها و درزهای پنجره ها تا حد بسیار زیادی سالن کنفرانس را به حد استاندارد رساند.

ظرفیت برای تجهیز اتاق جلسات

در زمان تجهیز سالن کنفرانس می‌توان ظرفیت سالن را به‌طور دقیق مشخص کرد. درصورتی‌که سالن کنفرانس بزرگ باشد و کارفرما بخواهد، چیدمان صندلی‌ها کاملاً طبق اصول بین‌المللی انجام شود، به‌طور متوسط برای هر فرد 1.3 متر مربع در نظر گرفته می‌شود؛ اما اگر قرار باشد، ظرفیت سالن کنفرانس افزایش پیدا کند و افراد بیشتری در جلسات حاضر شوند، برای هر فرد حدود 0.5 مترمربع در نظر گرفته می‌شود.

تجهیز صوتی سالن کنفرانس برای ویدئو کنفرانس

امروزه در زمان تجهیز صوتی سالن کنفرانس بیشتر کارفرمایان می‌خواهند، سالن برای کنفرانس‌های ویدئویی نیز مجهز شود. در این حالت می‌توان برای نمایش تصویر از پروژکتور، تلویزیون یا ویدئو وال استفاده کرد. نمایشگر بر روی دیوار نصب شده و همه افراد حاضر در جلسه می‌توانند تصویر شخص موردنظر را مشاهده کنند. حالت دیگری که قابل اجرا است، استفاده از مانیتور برای هر شخص به‌طور مجزا است.

در این حالت علاوه بر تصویر بزرگ روی تلویزیون، هر شخص به‌راحتی تصویر را جلوی خود مشاهده می‌کند. برای تجهیز سالن کنفرانس در حالت پیشرفته از فنّاوری به نام اتو ترک (Auto Track) استفاده می‌شود. در این سیستم دوربینی در سالن کنفرانس قرار داده می‌شود. دوربین به یک منبع تغذیه وصل می‌شود. منبع تغذیه به میکروفون افراد حاضر در جلسه متصل است. زمانی که شخصی بخواهد صحبت کند، میکروفون خود را روشن کرده و دوربین به‌صورت خودکار به سمت آن شخص می‌چرخد. این حالت بازدهی ویدئو کنفرانس را بالا برده و امکان تعامل میان افراد را ایجاد می‌کند.

همچنین …

در تجهیز سالن کنفرانس و استفاده از آن برای ویدئو کنفرانس باید بستر مناسب و نرم‌افزارهای مخصوص کنفرانس ویدئویی ارائه شود تا برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و برگزاری جلسات به‌صورت مجازی به بهترین شکل انجام شود. فناوری به‌کار رفته در تجهیز سالن کنفرانس در بهره‌وری افراد بسیار مهم است. حتی تأخیری کوچک در جلسه به دلیل مشکلات فنی تأثیر بسزایی بر کنفرانس خواهد داشت. اگر در زمان تجهیز سالن کنفرانس از اتصال اینترنتی سریع و قابل‌اعتماد استفاده نشود، از بخش ویدئو کنفرانس نمی‌توان استفاده چندانی کرد و تجهیزات به‌کار رفته برای این بخش بدون استفاده می‌ماند.

نمایشگر ویدئو

انتخاب نمایشگر مناسب امری حیاتی در داشتن ارتباط مناسب با افراد مختلف است. در انتخاب نمایشگر لازم است به این نکات توجه کنید:

ابعاد نمایشگر
نوع نمایشگر LCD، LED و یا پروژکتور
ارتفاع و محل قرارگیری

تهیه نمایشگرهای بزرگ ممکن است هزینه‌بردار باشد. به همین جهت درصورتی‌که تعداد افراد بین 8-10 نفر است از نمایشگرهای 60 اینچی استفاده کنید. اگر تعداد افراد از این مقدار بیشتر شد، بهترین و مقرون‌به‌صرفه ترین کار، تهیه یک ویدئو پروژکتور مناسب است.

ویدئو پروژکتورها بسیار ارزان‌تر از نمایشگرها هستند و شما بسته به نیازتان می‌توانید ابعاد صفحه‌نمایش آن را تنظیم کنید. ویدئو پروژکتورها به شما این امکان را می‌دهد تا حتی فایل‌هایی مثل نمودارهای اکسل (Excel) را به‌راحتی و با ابعاد قابل‌خواندن برای همه افراد حاضر به نمایش بگذارید. البته در کنار این مزیت‌های خاص، مشکلاتی از قبیل نور فضای اتاق هم خواهید داشت. چراکه ویدئو پروژکتورها مختص فضاهای تاریک و کم نور هستند. لیست کاملی از انواع این محصولات در وب‌سایت نوین‌گذر قابل‌مشاهده است.

ارتفاع و محل قرارگیری نمایشگر هم امری مهم است. اگر نمایشگر را در ارتفاع مناسب با دوربین در اتاق کنفرانس قرار دهید، باعث می‌شود تا افراد تماس چشمی با هم دیگر پیدا کنند. این موضوع زمانی ارزش پیدا می‌کند که افراد حاضر در دو مکان متفاوت هنگام ارتباط با یکدیگر به چشمان هم دیگر نگاه کنند. بهتر است ارتفاع نمایشگر هم‌سطح با ارتفاع چشم باشد و دوربین در اطراف نمایشگر قرار بگیرد.

فناوری‌های موردنیاز در جهت اجرای ویدئو کنفرانس

با پیشرفت فناوری، امکانات بسیاری در زمینه ویدئو کنفرانس وجود دارد. انتخاب درست آن کاملاً به خودتان و شرایط کاریتان بستگی دارد؛ بنابراین نحوه استفاده شما مهم‌ترین قسمت در این مبحث است.

آیا می‌خواهید کنفرانس‌های تیمی داشته باشید؟
آیا این کنفرانس‌ها با شرکت تعداد بالا صورت می‌گیرد یا اندک؟
آیا هدفتان برگزاری کلاس‌های آنلاین است؟

نوع استفاده شما مشخص می‌کند که به چه تجهیزاتی احتیاج دارید. از کیفیت میکروفون و مقدار جذب صدای محیط گرفته تا کیفیت دوربین و پهنای باند اینترنت همگی نکاتی هستند که توجه به آن‌ها اهمیت دارد. اینترنت مورد استفاده باید به‌قدری قوی باشد تا در آن سمت کنفرانس افرادی که شما را مشاهده می‌کنند دچار مشکلات ارتباطی نشوند. محیط کاربری نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید باید ساده باشد. تا در هنگام استفاده از آن به مشکل بر نخورید. برخی از نرم‌افزارهای پرطرفدار در این زمینه Zoom، Microsoft Teams، Google Meet، GoToMeeting است.

از طرفی …

دوربین مهم‌ترین ویژگی اتاق کنفرانس است. دوربین مورداستفاده در اتاق شما بسته به ابعاد اتاق و نوع استفاده شما متغیر است. به این صورت که هر چه فضای اتاق بزرگ‌تر باشد به دوربین بهتری نیاز است. در رابطه با مکان آن‌هم همان‌طور که در بالاتر اشاره شد، بهترین مکان نزدیک به نمایشگر است. البته این مکان همیشه ایدئال نیست. ممکن است تعداد افراد حاضر در جلسه محدود باشد و شما تصمیم بگیرید که نمایشگر را روی میز قرار بدهید. در این صورت ممکن است همه افراد حاضر در کنفرانس داخل کادر دوربین جا نشوند که در این صورت بهتر است از دوربین‌های عریض استفاده شود و یا دوربین در مکانی دورتر قرار گیرد.

اتاق کنفرانس هوشمند نوین‌گذر

با توجه به علاقه روزافزون به هوشمند سازی ساختمان‌ها و مجموعه‌ها، هوشمندسازی سالن جلسات به‌عنوان قسمتی از یک مجموعه کلی بخش جدانشدنی از این رویه است که همه مجموعه‌ها برای به دست آوردن ارزش‌افزوده بیشتر هوشمندسازی را به‌عنوان بخش جدایی‌ناپذیر این رویه قبول کرده و به آن گرویده‌اند. برای مشاوره و اجرای سیستم اتاق کنفرانس هوشمند از سایت شرکت هوشمندسازی نوین‌گذر دیدن فرمایید و یا با کارشناسان ما در ارتباط باشید.